Tu evento es importante, así que hay que empezarlo bien, para que pueda terminar excelentemente. No cometas los siguientes errores a la hora de organizar tu evento:
NO pedir la asesoría de un "Organizador(a) de Eventos" o "Wedding Planner" para que te ayude a organizar correctamente tu fiesta
Muchas veces se piensa que una vez que comiencen a llegar invitados todo funcionará como en "piloto automático" pero es un grave error, al final comprobaras que no fue lo que esperabas. Otras veces un familiar con experiencia en estos menesteres se encarga de vigilar que todo salga bien, pero debes tener claro que esa persona pasará de ser un invitado(a) a un trabajador para tu evento, y encima trajará gratis.
También hay que poner atención con las empresas organizadoras de eventos. Algo que pasa con mucha frecuencia, es que la misma empresa de Festejos le ofrece un "Organizador(a)" para que supervise el servicio que la misma agencia debe cumplir, pero obviamente esta persona a la hora de la verdad estará de parte de la empresa que lo contrató y no del cliente.
Repartir las invitaciones con una fecha o muy lejana o muy cercana al día de la fiesta
Si la fecha es muy lejana, un año por ejemplo, la persona lo olvidará. Si las reparte muy cercana no le dará tiempo a los invitados de prepararse. Recuerda que las personas, sin importar el estrato en el que vivan, acostumbran a tener un presupuesto que está ajustado a sus posibilidades. Así asistir a un evento siempre implica una suma considerable dentro del plan de gastos, por eso lo ideal sería enviar las invitaciones de 3 a 6 meses antes y hacer la confirmación.
Calcular erradamente el Presupuesto
Debes saber que cada invitado representa un monto en pesos, así que primero se calculan muy bien las personas que estén seguras de asistir, y luego se contrata el "Paquete de Festejos".
¿Cómo saber cuánto cuesta cada invitado? Muy sencillo, una vez que tienes el total de lo que gastarás, lo divides entre el número de invitados.
Ejemplo:
- Costo total estimado del Evento: $10.000.000,00
- Total de Invitados: 100
- Costo de cada invitado: $100.000,00
Esto significa que por cada invitado que no asista, vas a perder ¡$100.000,00 pesos!
Es por esta razón, que debes tener en cuenta el cálculo más exacto posible de las personas que asistirán. He aquí un dato importante: Las estadísticas indican que dejan de asistir cerca de un 20% de las personas, aunque todas te hayan "jurado de rodillas" que asistirían. Esto te ayudará a la hora de contratar a la Empresa de festejos. Así que es preferible que hagas cálculos en una menor cantidad, que teniendo en cuenta el 100% de asistencia. Puedes asegurarte con la Agencia de Festejos que te garanticen en caso de necesitar más, que tengan cómo abastecer.
La hora de la invitación
Somos latinos, y como tal nos caracterizamos por la impuntualidad. Si crees que colocando en la tarjeta 9:00 pm, hora en la que también sale la Quinceañera, todos estarán ahí para verla, tarde te darás cuenta que has cometido un grave error. La gente terminará llegando a las 10:00 p.m, y en consecuencia todas las actividades se harán "apresuradamente", y teniendo en cuenta que la niña se estresará y eso lo reflejará en las fotos y/o el video. No sólo pon en la invitación, una hora antes o más, sino que también insiste cuando hagas la confirmación a los invitados, que deben llegar temprano.
Contratar a última hora el Fotografo y/o el Video
No importa que tan bien o mal quede la fiesta, o que tanto te hayas esforzado que todo quede bello, ¡la gente siempre hablará! Lo único que te quedará para la posteridad serán los lindos recuerdos de esos momentos tan especiales en tu vida. ¿De qué te sirve el dineral que gastarás, sino podrás quedarte con los recuerdos visuales para siempre? Por lo tanto lo primero a tomar en cuenta es el fotógrafo y el camarógrafo, claro está, dependiendo del presupuesto.
Algunos clientes conocen a estos Profesionales el día del evento, ésta no es una muy buena idea puesto que debes saber previamente como se hará el trabajo. Toma en cuenta que la Fotografía y el Video es algo donde debe haber cierta confianza entre quien hará el trabajo y el homenajeado. Como cliente debes tener una entrevista previa, no sólo pienses en el precio, toma en cuenta la calidad y la responsabilidad.
Contáctanos para más información. Si requieres mas Asesoría sobre este tema, con gusto te ayudaré. Escríbeme no te arrepentirás.
Luis Angel Marquina