Cuando se está organizando un evento, muchas veces es mejor pecar por exceso y no por omisión, así que tener en cuenta una serie de precauciones antes de alquilar un salón para nuestro evento nunca vendrá de más.
A continuación les presentamos una serie de recomendaciones que deberían seguir antes de decidirse a alquilar un salón para su fiesta o celebración, teniendo en cuenta que hay ciertos datos clave que es mejor preguntar antes, para evitarnos luego desagradables sorpresas.
1. ¿Qué servicios incluye el precio del alquiler?
¿Incluye DJ, meseros, mesas y sillas? Pues de no ser así son costos que tendremos que agregar a nuestro presupuesto, así que este es un tema que más vale dejar aclarado.
2. ¿Cuál es el horario límite para el final de la fiesta?
Esta tal vez sea la pregunta más importante que debemos hacerle al administrador del lugar antes de decidirnos a firmar el contrato de alquiler, pues no queremos que nuestra fiesta sea como la de La Cenicienta y termine a las 12 (a menos que sea una fiesta infantil o un evento durante el día, sin embargo el tema horarios es clave).
3. ¿Existe algún cargo extra por quedarme más tiempo del estipulado?
Usualmente el contrato de alquiler incluye un rango de horas durante las cuales dispondremos del salón, sin embargo, es bueno preguntar el costo que tendría quedarse más tiempo del estipulado para no llevarnos después sorpresas desagradables.
4. ¿Existe un mínimo de invitados para poder alquilar el salón?
Aunque no es una práctica muy común, algunos salones de eventos exigen un mínimo de asistentes con el fin de garantizar que los costos de operación y logística sean cubiertos, esta es una pregunta que hay que hacer antes de empezar el proceso de alquiler.
5. ¿Cuentan con parqueadero? y de ser así ¿Hay servicio de vigilancia o de Valet Parking?
Si el lugar cuenta con parqueadero, es importante preguntar si el precio de alquiler del salón incluye este servicio o no, también si hay servicio de Valet Parking o si se trata de un parqueadero vigilado (para mayor tranquilidad de los invitados al evento).
6.¿Existe alguna restricción horaria para que la gente empiece a llegar?
Para evitar que los invitados que siempre llegan antes de tiempo a cualquier evento pasen un mal rato es conveniente preguntar si existe algún tipo de restricción al respecto, así podremos avisarle a los asistentes con anticipación.
7. ¿Cuentan con servicio de guardarropas?
Esto es útil saberlo para saber si contamos con un espacio en el que podremos poner los materiales extra que llevemos (decoración, música etc), o si tendremos que dejarlos en el carro.
8. Restricciones extra
Si el salón de eventos está ubicado en un sector residencial por ejemplo, es conveniente que preguntemos si existen restricciones en materia de parqueaderos, horarios de entrada y salida, volumen de la música, hora límite para la música etc.
9. ¿Cuentan con una persona responsable dedicada exclusivamente a la coordinación del evento?
Muchos lugares ofrecen el servicio de event planner, que nos ayudará con la coordinación y supervisión de los detalles del evento.
10. ¿Cuentan con servicios especiales para niños?
¿Cuentan con la opción de menú infantil? ¿El salón cuenta con espacio para niños pequeños si se trata de un matrimonio? o si es un evento durante el dia, sería bueno preguntar si ofrecen algún tipo de servicio extra de recreación o si cuentan con un parque infantil.