Para que la fiesta de tus sueños sea un éxito, debes planear cada detalle con anticipación. Las empresas de banquetes y fiestas cuentan con asesores que te ayudarán a organizarte, pero si no tienes claro en tu cabeza todo lo que quieres lograr, difícilmente llegarás a expresar lo que quieres y cómo lo quieres.
Aquí te damos algunas pautas para la planeación que te serán de mucha utilidad a la hora de explicarle a la empresa de banquetes cómo imaginas esa gran fiesta o evento.
1. Hora y día: Los invitados deben reservar la fecha en la agenda con anticipación. Pero, ¿cómo elijo la fecha? Lo primero es revisar si alguno de tus amigos (imprescindibles) no ha programado algo para el mismo día. También debes verificar que no haya algo importante que se celebre esa misma fecha: por ejemplo, un partido de fútbol, un certamen que interesa a tus amigos o un lanzamiento en televisión.
2. Número de invitados. ¿Cuántos seremos? Es la pregunta clave. Haz un listado, teniendo en cuenta parejas, hijos o posibles acompañantes. Agrega a la lista algunos renglones más, teniendo en cuenta que se te puede escapar alguien en ese momento pero que sea importante invitarlo. Con un estimado del número de personas que asistirá a tu evento, puedes empezar a buscar el salón.
3. Tipo de fiesta. Si es una fiesta de quince años, necesitarás un espacio amplio para bailar. Si es una boda, necesitas un lugar de fácil acceso y con parqueadero. Si es un evento empresarial, necesitarás un lugar con equipos multimedia y acceso a Internet. Si es una fiesta infantil, necesitarás espacio para que jueguen a sus anchas¡En fin! Debes pensar como invitado para acertar. Calcula cuáles pueden ser las principales necesidades de tus invitados y busca un sitio que pueda satisfacerlas.
4. El salón. ¿Quieres un evento al aire libre o en espacio cerrado? Dependiendo de la respuesta, empieza a buscar. Si el sitio está alejado de la ciudad y son muchos invitados, contempla la posibilidad de alquilar transporte.
Si es un salón cerrado, asegúrate de que al poner las mesas y sillas no quedará muy estrecho el lugar para movilizarse y bailar. Piensa también en el sonido. Si es un espacio muy reducido, podrían terminar aturdidos.
Pregunta por el sistema de iluminación que tienen, verifica la calidad de los baños, averigua si tienen cocina propia o si hay que llevar los alimentos preparados y dónde se ubicarán.
Y aunque creas que el salón de banquetes tiene todo bajo control, no está de más asegurarte de que tienen su licencia y permisos en regla. Evítate un mal trago con la visita de las autoridades justo el día de tu evento.
5. La comida. Es uno de los factores clave para el éxito de cualquier evento. Piensa si quieres banquete o buffet y trata de planificar un menú variado, para todos los gustos. Pregunta en el salón si tú puedes contratar la comida por aparte o si es necesario contratar la que ellos te ofrecen. Pide una degustación previa para estar seguros de que es el menú que te interesa.
6. La decoración. Tanto si la pone el salón como si la contratas aparte, asegúrate de que los colores combinan y de que se ha respetado tu idea original. No aceptes cambios a última hora porque precisamente estás planificando: desde un principio debes dejar claro qué quieres y cómo te imaginas la decoración del salón. En este punto no conviene improvisar. Mientras más hablado y planeado esté, menos tendrás que preocuparte el día de la fiesta.
7. La música. Otro detalle fundamental para cualquier evento es la música. Tanto si es un evento formal como si es una rumba entre amigos, debes considerar que el momento de la música es uno de los más esperados y disfrutados. Asegúrate de que el DJ o el grupo que has contratado cuenta con diversidad de géneros y opciones: piensa en las edades de tus invitados y en lo que quieres transmitir con tu fiesta. Si es un evento empresarial y hay espacio para el catering, también conviene amenizar con ritmos tranquilos, que inviten a socializar y a conversar.
8. Recordatorios. Si quieres que tus invitados se vayan felices y recuerden siempre tu fiesta, asegúrate de darles un detalle práctico y bonito; algo que puedan usar y que les dure un buen tiempo. Ideas hay muchas y dependen del tipo de evento que hayas realizado. Cuando es una fiesta de quince años, a los adolescentes les pueden gustar accesorios para los celulares, camisetas personalizadas, pendrives graciosos... En las bodas se pueden regalar tazas personalizadas, lamparitas, llaveros, abanicos, lociones... Y en las fiestas de cumpleaños, dependiendo de la temática, también se pueden dar objetos personalizados y curiosos.
